Niekończące się projekty i jak sobie z nimi radzić

Klient, któremu nie zależy na czasie jest podejrzany. Jest duża szansa, że nie ma pomysłu, nie ma presji, nie ma pieniędzy. Ustal jako warunki współpracy albo uciekaj od takiego klienta.

Wyobraź sobie klienta, który przychodzi do ciebie i prosi o napisanie opinii prawnej. Sprawa z gatunku ciekawych. Ustaliliście warunki, klient zapłacił zaliczkę (tak, to nadal się zdarza, ale to temat na inny artykuł), więc zabierasz się z zapałem do pracy. Badasz stan faktyczny, zbierasz materiały, czytasz, piszesz, konsultujesz. Kontaktujesz się z klientem… a klient milczy.

Bywa też tak, że klient od początku uspokajająco mówi: “Proszę się nie spieszyć. Efekt jest ważniejszy niż czas”. Tak oczywiście może być, ale zakładam, że klient chce rozwiązać określony problem (prywatny, biznesowy) i jakieś ramy czasowe obowiązują nawet jego.

Zdarzyło się tobie kiedyś napisać opinię prawną do połowy, bo klient gdzieś przepadł? A może próbowałeś umówić się na spotkanie, do którego nigdy nie doszło?

Jeśli nie to gwarantuję, że nie chcesz próbować. Po prostu szkoda nerwów, twojego czasu i zaangażowania. Przecież pracujemy po to, żeby m.in. mieć satysfakcję z efektów i właśnie po efektach jesteśmy oceniani i za nie doceniają nas inni.

Przyczyn może być kilka. Przykładowo:

1. klient zapłacił i zapomniał – sytuacja rzadka, ale zdarza się w natłoku innych spraw – warto uprzejmie przypomnieć się, nawet kilka razy,
2. klient stracił zainteresowanie projektem – zmiana na rynku, zmiana w zespole, zmiana w życiu
3. klientowi zależało na tym co już zrobiłeś (np. analizie stanu prawnego), a nie na opinii – mało zabawne szczególnie jeśli wynagrodzenie w większości masz dostać po zakończeniu całego zlecenia.

Każda z tych sytuacji powoduje, że twój harmonogram pracy wymaga zmiany albo ludzie, których zatrudniasz nie mają pracy. Tak czy inaczej trzeba coś z tym zrobić.

Mecenas Gaudi

Takie sytuacje zdarzają się też w projektach marketingowych podejmowanych przez prawników.

Czasem ważniejsi są klienci, czasem coś staje na drodze i marketing odstawia się na bok. Bywa też, że problemem jest motywacja w zespole.

Zdarzają się także wizjonerzy, którzy tak daleko brną w kreśleniu odległych horyzontów, że odrywają się od rzeczywistości i ostatecznie trudno znaleźć im partnerów do współpracy. Nie robią pierwszego kroku.
Wizjonerem był wspomniany już Gaudi, ale on przynajmniej zaczął i konsekwentnie realizował swoją wizję.

Mamy więc dwie grupy przypadków: klient porzuca projekt albo faza koncepcyjna ciągnie się w nieskończoność. W obu przypadkach można uznać, że praca została przerwana.

Komunikat o przerwaniu projektu może pojawić się w wielu formach. Pierwszą z nich jest forma “dorozumiana” czyli brak odpowiedzi na maile, telefony, sms’y. Wiesz, że twój partner biznesowy żyje i np. funkcjonuje w mediach społecznościowych, ale po prostu nie reaguje na próby kontaktu z twojej strony.

Częściej występują jednak formy jawne. To tylko 3 próbki z ostatnich miesięcy:

• “Panie Jacku, co możemy zrobić, żeby zabić ten projekt?”
• [telefon do klienta] “Dzień dobry, chcieliście zrobić szybki, dwutygodniowy projekt w marcu. Mamy październik i nadal bez efektu.” – “Tak, wiem. Zbieramy materiały” 🙂
• “Fajne projekty. Dzięki, ale nie będziemy tego wdrażać” (z wami)

Jeśli ktoś nie chce czegoś zrobić to co najwyżej można próbować go mobilizować pokazując, że np. ograniczona wersja zadziała wystarczająco dobrze na początku i będzie dodatkowym bodźcem do dalszej pracy. Ogólnie rzecz biorąc “Done is better than perfect”.

Niedowieziony projekt czyli problem

Kiedy klient porzuci projekt z takiej czy innej przyczyny można stwierdzić, że tak po prostu musiało być. Można psioczyć na klienta, zrzucać na niego winę itd. Rzecz w tym, że on / ona często nie zdaje sobie sprawy z tego, że także ponosi negatywne skutki tej sytuacji:

• pierwszy jest prozaiczny – po prostu nie będzie miał tego nad czym pracował, co planował i co miało przynieść mu określony efekt. Docelowo pewnie także finansowy.
• drugi to skutek wewnętrzny – pracownicy zaangażowani w projekt widzą, że coś nie gra, bo pomimo snucia wielkich planów, angażowania ich do współtworzenia po prostu nic z tego nie wychodzi. Tylko dlatego, że projekt jest porzucony w pół drogi, a nie dlatego że został źle przyjęty przez rynek.

Skutków negatywnych może być więcej, ale już te dwa powinny zachęcić cię do dobrego planowania na początku, a potem do przemyślenia czy porzucenie projektu jest najlepszym rozwiązaniem.

Co zrobić, żeby było lepiej?

Jest kilka rozwiązań, które mogą przyczynić się do tego, że twój projekt nie skończy się w połowie drogi albo nie będzie wiecznie rozgrzebany:

• mierz siły na zamiary – szczególnie jeśli masz niewielki zespół albo ograniczony budżet, planuj dobrze każdą godzinę pracy i nie rzucaj się na zbyt duże projekty; nie wiesz co to znaczy zbyt duży projekt – zapytaj
• wyznaczaj terminy i trzymaj się ich – realne terminy, z zaplanowanymi przypomnieniami; jeśli twój klient ma problem z dotrzymywaniem terminów – kup mu kalendarz
• planuj przerwy i informuj o nich – jeśli z jakiegoś powodu musisz przerwać realizację projektu poinformuj swoich współpracowników i wykonawców z wyprzedzeniem – będą mogli lepiej zaplanować pracę, a także powrót do projektu.

Co zrobić jeśli na pewno nie chcesz realizować projektu?

Powiedz o tym otwarcie i możliwie szybko.

Rozlicz się za wykonaną pracę.

Tylko tyle i aż tyle.