Sygnatura e-mail prawnika - dobre i złe praktyki | Marketing Prawniczy – portal nowoczesnych prawników i kancelarii

Sygnatura e-mail prawnika – dobre i złe praktyki

05.08.2020    /    Redakcja MarketingPrawniczy.com

Poniższy artykuł pochodzi z pierwszego numeru wyjątkowego Magazynu branży prawnej – Magazynu Marketing Prawniczy. Jeśli chcesz przeczytać więcej eksperckich artykułów kierowanych wyłącznie do kancelarii…

KUP NAJNOWSZY NUMER MAGAZYNU LUB ZAMÓW PRENUMERATĘ!

Jeśli jesteś aktywnym zawodowo prawnikiem, istnieje spora szansa, że wysyłasz co najmniej kilka e-maili dziennie. W każdym z nich zapewne widnieje Twój podpis i z dużym prawdopodobieństwem możemy założyć, że dodaje się on automatycznie z poziomu programu pocztowego. 

Zanim jednak wdrożyłeś swoją stopkę do programu, miałeś pewnie nie lada zagwozdkę – jak moja stopka powinna wyglądać? Jakie informacje należy w niej zawrzeć? Czy mój mailowy podpis jest wystarczająco ładny, nowoczesny i funkcjonalny? Bez względu na to, czy jesteś prawnikiem, który dopiero rozpoczyna działalność czy chcesz przeprowadzić lifting swojego internetowego „ja” – poszukiwanie odpowiedzi na powyższe pytania może nie być proste. I tu pojawia się artykuł który właśnie czytasz. Podpowiadamy, co zrobić, aby Twoja stopka była estetyczna, przejrzysta, spełniała swoją funkcję i nie irytowała odbiorców.

Strategia to podstawa!

Na początku należy ustalić, co tak naprawdę w Twoim podpisie powinno się znaleźć oraz czego wolałbyś uniknąć. Poniżej kilka wskazówek.

Dobrze, aby stopka zawierała:

  • imię i nazwisko,
  • stanowisko,
  • numer telefonu i adres e-mail,
  • nazwa i adres kancelarii,
  • logo lub zdjęcie,
  • link do strony internetowej (najlepiej, aby był on podłączony pod logo),
  • pożegnanie/pozdrowienie.

Opcjonalnie można dodać:

  • ikonki social mediów z linkami do Twoich profili (np. LinkedIn, Twitter, Facebook – pamiętaj, aby były one aktywne!),
  • banner call-to-action (np. najnowszy event, wyróżniony produkt lub specjalizacja),
  • disclaimer (często jest on wymagany ze względu na politykę prywatności firmy).

Stopka to nie miejsce na:

  • dodatkowe zdjęcia,
  • inspirujące cytaty,
  • linki zewnętrzne.

Projekt graficzny i układ

Wiesz już CO umieścić w stopce, teraz pozostaje pytanie JAK to pokazać! Potrzebujemy dobrego projektu graficznego. Poniżej kilka kroków, dzięki którym Twoja sygnatura doskonale spełni swoja funkcję, a przy okazji będzie cieszyła oko adresatów.

1. ZLEĆ PROJEKT PROFESJONALNEMU GRAFIKOWI

Niektórym prawnikom może się wydawać, że projekt stopki mailowej to banał. To przecież zaledwie parę linijek tekstu, logo i kilka linków – co trudnego może być w stworzeniu takiego projektu? Owszem, możesz spróbować stworzyć taki projekt samodzielnie, jednak gdy przyjdzie do jego oprogramowania, szybko okaże się, że to wcale nie jest to takie łatwe. Bez względu na to, czy będziesz projektować samodzielnie, czy przekażesz temat grafikowi, przydadzą Ci się nasze praktyczne wskazówki.

2. PAMIĘTAJ O MOBILE

Badania naszych działań w Internecie, takie jak np. Global Digital Raport 2018, wyraźnie wskazują na wzrost aktywności urządzeń mobilnych w ruchu sieciowym. W codziennym użytkowaniu urządzenia te wyprzedziły już stacjonarne komputery, co oznacza, że projektując stopkę nie wolno zapominać o widoczności podpisu na różnych urządzeniach i rozdzielczościach ekranu. Najlepiej jest projektować je tak, by na telefonach nie musiały się składać. W przeciwnym razie możemy mieć pewność, że coś pójdzie nie tak.

3. UŻYWAJ BEZPIECZNYCH FONTÓW (nie więcej niż dwóch!)

Projektując stopkę należy mieć na uwadze, że będzie ona wyświetlana na wielu różnych urządzeniach, systemach operacyjnych, w wielu przeglądarkach i programach pocztowych. Przy tak dużym gronie „odbiorców” nietrudno o lukę w kompatybilności, podczas gdy Tobie zależy, aby tekst zawsze wyświetlał się tak samo. Z pomocą przychodzą tzw. „bezpieczne fonty”, czyli czcionki domyślnie instalowane i obsługiwane w niemal każdym systemie. Są to: Arial, Arial Black, Calibri, Comic Sans, Courier New, Gadget, Georgia, Helvetica, Lucida, Palatino, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet, Verdana. Nie warto przesadzać z różnorodnością. Jednolity, czytelny font w całej stopce sprawdzi się dużo lepiej niż trzy zupełnie różne. A jeśli już przy tekście jesteśmy, pamiętaj o wyrównaniu – zawsze do lewej strony.

4. PILNUJ ODPOWIEDNICH PROPORCJI

Zakładając, że wysyłasz (i otrzymujesz) po kilkanaście e-maili dziennie, wiele z nich będzie posiadało historię konwersacji załączoną pod ostatnią wiadomością. Pod każdym kolejnym mailem pojawi się więc kolumna powtarzających się stopek – naprzemiennie Twoja i Twojego klienta. Warto więc zadbać, aby przewijanie tych wiadomości nie było dla Was traumatycznym przeżyciem. Fonty powinny być małe – 12-15 pikseli to złoty środek między czytelnością, a minimalizmem. Interlinie niech będą delikatne. Pamiętaj też, aby nie ustawiać zbyt dużych marginesów.

5. ZACHOWAJ SPÓJNOŚĆ ZE SWOIM CI

Jeśli masz już logo lub stronę internetową, postaraj się, aby Twoja stopka mogła być z nimi łatwo skojarzona. Zachowaj te same kolory (najlepiej nie więcej niż 3) i rodzaj fontów. Jeśli na swojej stronie używasz fontów szeryfowych, użyj takich również w stopce. Takie detale mogą wydawać się nieistotne, a jednak pozytywnie wpływają na Twój profesjonalny wizerunek.

6. OPTYMALIZUJ GRAFIKI

Grafiki w Twojej stopce powinny być możliwie jak najlżejsze, dopasowane idealnie do projektu i zapisane w formacie .jpg lub .png. Format .png teoretycznie pozwoliłby na uzyskanie lepszej jakości, jednak nie na każdym urządzeniu może on zostać prawidłowo wyświetlony. Zamiast przezroczystości, którą oferuje ten format, warto użyć zwykłego jednolitego tła i zapisać grafikę w formacie .jpg.

7. NIE UŻYWAJ ANIMACJI ANI FILMÓW

Jeśli myślisz o umieszczeniu w swojej stopce animowanej grafiki w formacie GIF, to niestety muszę Cię zmartwić – w wielu przypadkach nie zostanie ona prawidłowo wyświetlona. Części Twoich klientów grafika nie włączy się wcale, a część zobaczy tylko pierwszą klatkę. Ponadto, umieszczenie w wiadomości e-mail animacji w formacie GIF lub, co gorsza, mp4/webm/innego wideo, znacznie zwiększy rozmiar plików dołączanych do wiadomości. Jeśli przeżyłeś kiedyś koszmar zawalonej skrzynki pocztowej, to wiesz o czym mówię – nie chcesz tego robić swoim klientom.

Ostatnia prosta!

Twoja sygnatura jest już prawie gotowa. Teraz trzeba ją jeszcze zaprogramować i wdrożyć, co najprawdopodobniej będzie najtrudniejszym elementem całego procesu, ponieważ kod Twojej stopki musi trzymać się wielu ściśle określonych zasad. Jakich? Kolejnych wskazówek szukaj na naszym portalu już wkrótce!

autor: Bartosz Rzepka

x
Zainteresował
Cię ten artykuł?
Subskrybuj nas

Powiązane artykuły

Brak komentarzy

Bądź pierwsza albo pierwszy, żeby skomentować. Bądź sobą.

Dodaj komentarz

Avatar

Text formatting is available via select HTML.

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> 

*