Układanie klocków w pracy, czyli zabawa full time. O porządku i elastyczności słów kilka.

Poniższy artykuł pochodzi z dziewiątego numeru wyjątkowego Magazynu branży prawnej – Magazynu Prawniczego. Jeśli chcesz przeczytać więcej eksperckich artykułów kierowanych do kancelarii…

SPRAWDŹ NAJNOWSZY NUMER MAGAZYNU LUB ZAMÓW PRENUMERATĘ!

***

Być może właśnie wkładam kij w mrowisko i staję w kontrze do wszystkich opinii, które zachwalają zarządzanie czymś lub kimś dzięki wykorzystaniu konkretnych narzędzi (a takie opinie pojawiają się również w tym Magazynie!). Myśl technologiczna daje nam coraz to nowsze możliwości, więc różnego typu narzędzia są doskonałym wsparciem i mogą pomóc usprawnić wiele rzeczy. No właśnie: POMÓC. Tylko pomóc. 

Dlaczego? Bo najważniejszy jesteś Ty. Ty tu rządzisz i to od Ciebie zależy, jak w organizacji i zarządzaniu wykorzystasz daną aplikację/program/inne narzędzie i… swoje możliwości. Serio. 

Dwie bajki

Przed przejściem na tzw. drugą stronę barykady, czyli do agencji marketingowej, zarządzałam działaniami marketingowymi centrów handlowych w wielkiej międzynarodowej korporacji stworzonej przez Niemców. Na co dzień korzystałam z usług agencji. Na pierwszy rzut oka daleko od projektów dla branży prawnej, prawda?

Jak na usystematyzowane, dość konserwatywne środowisko naszych zachodnich sąsiadów przystało, rekomendowane do pracy narzędzia były dość ograniczone. Bazowaliśmy głównie na sprawdzonym od lat MS Office, budżetowym module SAP, czy HR-owym Luminum oraz kilku dodatkowych (ledwie raczkujących) aplikacji do zarządzania projektami. Niemniej, Excel był niekwestionowanym królem.

W nowoczesnej agencji marketingowej działającej w dużej mierze online (a taką właśnie jest Tomczak Stanisławski Marketing ;-), wachlarz narzędzi do pracy jest zdecydowanie szerszy. Delikatnie mówiąc. Slack, Asana, Miro, Toggl, UsePastel, Google Workspace, Mailchimp… i wiele, wiele więcej – to może na początku przytłoczyć. Czy są lepsze i niezbędne? Pozostawiam do indywidualnej oceny. Doskonale jednak pamiętam pierwszy dzień zainstalowania wszystkich tych „pomocników” na moim nowym służbowym komputerze… i dlatego teraz tak bardzo zależy mi na  „miękkim lądowaniu” wszystkich nowych osób, które dołączają do naszego zespołu. Pamiętam, jak powiedziałam sobie Stop. Spójrz na to z boku i poukładaj po swojemu, bo robisz to dobrze. Zadziałało.

Dlaczego przedstawiam te dwie perspektywy? Aby z hipotezy ze wstępu tego artykułu, dojść do tezy. To Ty tu rządzisz. Serio. Ty ustalasz, na jakich warunkach organizujesz swój czas, pracę i przestrzeń z wykorzystaniem (lub nie) wszelkich technologicznych dobrodziejstw. Niezależnie od tego, w jakiej branży i na jakim stanowisku pracujesz oraz jakie masz indywidualne umiejętności i predyspozycje.

Listen to your heart, czyli jak nie dać się zakopać

Ktoś Ci powiedział, że na tym stanowisku pracuje się w taki sposób, a w tej aplikacji korzysta z danego modułu w określonym schemacie? To dobra baza. Negowanie doświadczenia innych nie jest dobrym kierunkiem. Potraktuj ją jako fundament, na którym zbudujesz swoją konstrukcję. Co może być taką cegiełką? Poniżej trzy najważniejsze dla mnie. 

1. Korzyści. Rozpoczynając pracę z nowym narzędziem, na starcie zawsze zadaję sobie pytanie: jakie ta „współpraca” może mi przynieść korzyści. Na nich się skupiam. Układam sobie w głowie nadrzędne cele i funkcje, a pozostałe odsuwam…na bok i w czasie. Zdaję sobie po prostu sprawę, że nie pochłonę wiedzy o wszystkich funkcjonalnościach od razu, a już na pewno nie zacznę ich wszystkich używać. Co daje mi takie podejście? Przestrzeń w głowie na uczenie się etapami. Element spokoju w codziennym natłoku bodźców (na wagę złota). Wyrozumiałość względem samej siebie – nie muszę być we wszystkim najlepsza. Przynajmniej nie od razu.

2. Słuchaj siebie. Banalny frazes, który każdy z nas słyszał po stokroć. Może więc warto zweryfikować jego prawdziwość? Tak z czystej ciekawości. Drugie pytanie, jakie sobie zadaję brzmi: jak ja lubię pracować?

• Lubię mieć kontrolę na bieżąco np. weryfikować realizację umowy z klientem raz w tygodniu, mimo że nie jest do ode mnie wymagane. Dokładam sobie pracy? W moim odczuciu długofalowo sobie jej odejmuję, minimalizując ryzyko większego błędu, czy niezrealizowania założonych celów współpracy.

• Lubię mieć porządek dookoła siebie – na biurku, na stole, w najbliższym otoczeniu. Daje mi to przestrzeń w głowie na wprowadzenie porządku w projektach. Minimalizuję liczbę rozpraszaczy, również tych online, w formie wszelkich powiadomień i wyskakujących okienek. Telefon w 90% dnia mam w trybie offline – wybacz, nie odpowiem na Messengerze!

• Lubię pisać na papierze. Archaiczne rozwiązanie w dobie pracy online? Być może. Oczywiście nie planuję pracy zespołu projektowego na małej żółtej karteczce, ale gdy tylko mogę, daję oczom odpocząć od ekranu komputera. Mimo niejednokrotnych żartów ze strony zespołu wiele notatek nadal robię ręcznie. Sęk w tym, aby nigdy ich nie zgubić – muszą trafiać na dysk do szerszego użytku. Traktuję papier jak kreatywny brudnopis, a do sieci oddaję tylko creme de la creme, aby także tam zachować porządek – również z myślą o innych korzystających.

• Lubię pracować rano –  bardzo wcześnie rano. O 9:00 jestem już po kawie, blisko drugiego śniadania i z ⅓ zrealizowanych zadań na ten dzień. Tak mam, tak lubię, wtedy jestem efektywna. Spotkanie o 16:00? Nie dam rady być wtedy skupiona i kreatywna. Nie walczę z tym – wykorzystuję swoje metody pracy najefektywniej jak potrafię.

• Co masz zrobić jutro… Kolejny banał? Mnie – i wielu innym osobom – pomaga. Niejednokrotnie odczuwam korzyści wynikające z działania szybszego, niż przewidywała umowa. Wszelkie małe, wpadające niespodziewanie sprawy, realizuję od razu. Te nieco większe skrzętnie zapisuję na liście to do i daję sobie chwilę na ich realizację. Bardzo duże zadania planuję maksymalnie dwa na dzień. Staram się pracować blokami – w skupieniu nad jednym klientem lub tematem, uwzględniając czas właśnie na tzw. wrzutki. Codziennie robię listę zadań na dzień kolejny, a w piątek określam cele na następny tydzień. Oczywiście w praktyce nie zawsze wygląda to tak idealnie, ale dobry plan jest dla mnie bardzo ważny.

To moja perspektywa, Ty możesz mieć zupełnie inną – każda z nich jest dobra. Co dla Ciebie jest taką cegiełką? Nie uwierzę, że nie znajdziesz 10 minut na kawę, czy herbatę sam ze sobą, aby zadać sobie to pytanie!

Quo vadis?

W tym miejscu łączę wszystkie zaznaczone wcześniej kropki. Jak widzisz, choć wcześniej moje doświadczenie opierało się na działaniach o innym charakterze, w innej branży, z wykorzystaniem innych narzędzi (i to nie pierwsza taka zmiana na mojej ścieżce zawodowej), nie zamknęło mi to drogi do dobrego realizowania nowych obowiązków – i satysfakcji zawodowej z tym związanej. Dlaczego? Bo niezależnie od charakteru zadań, działam na własnych warunkach, w systemie pracy najbardziej mi odpowiadającym. Warto na chwilę się zatrzymać i poukładać z rozsypanych klocków domek na dobrych fundamentach. Wówczas dobudowanie kolejnego piętra jest już czystą formalnością. 

Śmiało, bądźmy elastyczni!