Technologia
Artykuł powstał we współpracy z platformą SingleCase.
Partner zarządzający wraca z konferencji poświęconej sztucznej inteligencji i zastanawia się, co będzie dalej z jego biznesem. Tego samego dnia dział finansowy ponownie prosi prawników o uzupełnienie czasu pracy, a jeden z zespołów szuka aktualnej wersji umowy w korespondencji sprzed kilku tygodni. Na raport pokazujący rentowność prowadzonych spraw trzeba będzie poczekać do zakończenia rozliczeń.
Brzmi znajomo? Dyskusja o przyszłości kancelarii coraz częściej zaczyna się od AI, chociaż wiele problemów wciąż dotyczy znacznie bardziej podstawowych elementów codziennej pracy. Dane znajdują się w kilku systemach, a dokumenty krążą między skrzynkami mailowymi. Jak sobie z tym poradzić i odzyskać kontrolę? Na polski rynek wchodzi właśnie SingleCase [www.singlecase.pl] – platforma, z której korzysta ponad 500 europejskich kancelarii. Pomaga uporządkować codzienną pracę i daje partnerom aktualny obraz działalności, przygotowując jednocześnie kancelarię do praktycznego wykorzystania AI.
Gotowość technologiczna zaczyna się od podstaw
Legaltech już kilka lat temu stało się pojęciem odmienianym przez wszystkie przypadki. Dziś technologia jest niezbędna w każdej rozwijającej się kancelarii, ale – co warto podkreślić już na początku – gotowość technologiczna kancelarii rzadko zależy od liczby wykupionych aplikacji. Więcej mówi o niej odpowiedź na kilka praktycznych pytań: czy prawnicy regularnie rejestrują czas pracy, jak długo trwa przygotowanie faktur i czy partner może w dowolnym momencie sprawdzić rentowność prowadzonej sprawy.
Znaczenie ma również sposób pracy z dokumentami. Jeżeli ustalenie aktualnej wersji umowy wymaga przejrzenia długiego wątku mailowego, a znalezienie klauzuli wykorzystanej kilka lat temu zależy głównie od pamięci konkretnego prawnika, wiedza kancelarii pozostaje trudna do wykorzystania. Dotyczy to zarówno codziennej pracy zespołu, jak i późniejszego wdrażania AI.
Problem rośnie wraz z kancelarią. Przy kilkunastu prawnikach można jeszcze opierać część procesów na przyzwyczajeniach oraz bezpośredniej komunikacji. W większym zespole dochodzą osobiste praktyki kolejnych osób i coraz większa liczba dokumentów. Pojawia się również potrzeba szybszego raportowania – decyzje dotyczące budżetów lub obsady spraw nie mogą przecież czekać do końca miesiąca.
Europejska platforma do zarządzania kancelarią wchodzi do Polski
SingleCase [www.singlecase.pl] to platforma do zarządzania kancelarią, przeznaczona dla zespołów, które chcą uporządkować codzienną pracę, mądrze wykorzystywać możliwości AI oraz podejmować decyzje na podstawie zawsze aktualnych danych.
SingleCase rozpoczyna działalność w Polsce, wykorzystując doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń w ponad 500 europejskich kancelariach. Platforma jest już wykorzystywana w Europie Środkowej i Szwajcarii. Wśród jej użytkowników znajdują się lokalne biura międzynarodowych firm prawniczych, w tym Taylor Wessing oraz Eversheds Sutherland. Pierwsze polskie wdrożenie trwa obecnie w kancelarii GESSEL.
Polskie kancelarie otrzymują więc dostęp do rozwiązania rozwijanego od lat w wymagającym, często transgranicznym środowisku pracy. SingleCase jest jednocześnie dostosowany do lokalnych zasad fakturowania oraz KSeF. Obsługuje rozliczenia w złotych i euro, uwzględnia polskie formaty danych i może zostać zintegrowany z lokalnymi systemami księgowymi.
Co SingleCase zmienia w codziennej pracy kancelarii?
SingleCase porządkuje przebieg sprawy od momentu jej przyjęcia aż do rozliczenia. Wiadomości i załączniki można zapisywać bezpośrednio we właściwej sprawie, a każdy dodany dokument zachowuje historię kolejnych wersji. Gdy prawnik potrzebuje klauzuli wykorzystanej kilka lat wcześniej albo konkretnej wiadomości od klienta, może przeszukać całe archiwum kancelarii jednym kliknięciem.
Z wiedzy zgromadzonej w kancelarii korzysta również SingleDraft – asystent AI, który działa bezpośrednio w programie Word, czyli naturalnym środowisku pracy prawników. Pomaga redagować i weryfikować dokumenty, sprawdza spójność definicji oraz dane stron. Wykrywa także literówki i nieprawidłowe metadane, a wersje dwujęzyczne przygotowuje jednym kliknięciem.
System pomaga również rejestrować pracę, która później powinna zostać rozliczona. Podpowiada wpisy czasu na podstawie maili i dokumentów, uwzględniając także spotkania zapisane w kalendarzu. Prawnik nie musi więc pod koniec dnia odtwarzać wszystkich wykonanych czynności wyłącznie z pamięci, a zarejestrowany czas trafia bezpośrednio do rozliczeń. Dział finansowy nie musi dłużej czekać na dane przesyłane przez poszczególne zespoły, a przygotowanie faktur może przebiegać znacznie szybciej. Według danych z dotychczasowych wdrożeń SingleCase czas potrzebny na fakturowanie może skrócić się nawet o 50 proc.
Dzięki SingleCase partnerzy kancelarii zyskują bieżący dostęp do informacji o wykorzystaniu budżetu i rentowności poszczególnych spraw. Mogą zareagować, zanim nakład pracy przekroczy przyjęte założenia albo wybrany model rozliczenia przestanie odpowiadać rzeczywistemu zaangażowaniu zespołu. Przed przyjęciem nowego zlecenia platforma pomaga również sprawdzić potencjalny konflikt interesów w bazie klientów.
Porządek, na którym można budować przyszłość
Przygotowanie kancelarii na przyszłość ma dwa wymiary.
- Pierwszy dotyczy skali: wraz z rozwojem zespołu dotychczasowe przyzwyczajenia coraz częściej ustępują miejsca wspólnym procesom.
- Drugi wiąże się z AI, które przynosi wartość kancelarii, dopiero gdy może pracować na uporządkowanej wiedzy – z zachowaniem wszystkich standardów bezpieczeństwa.
– Technologia dopasowana do potrzeb kancelarii powinna dawać partnerom pełniejszy obraz jej działalności i ułatwiać wykorzystywanie zgromadzonej wiedzy. Wówczas AI może wspierać prawników bezpiecznie, a rozwój zespołu nie prowadzi do mnożenia ręcznych czynności – mówi LucieLucie Tvarůžková, partner zarządzający SingleCase.
Przygotowania do przyszłości można zacząć od bardzo konkretnych decyzji. Pierwszą z nich jest wdrożenie platformy, która pokazuje, jak naprawdę pracuje kancelaria: ile czasu trafia do rozliczenia i które sprawy są rentowne.
SingleCase daje partnerom aktualny obraz kancelarii, a prawnikom zapewnia uporządkowane oraz środowisko do codziennej pracy i korzystania z AI. Na tej podstawie łatwiej zdecydować, które procesy warto usprawnić. Nikt nie wie dokładnie, jak będzie wyglądała kancelaria przyszłości, ale już teraz można sprawić, aby była na tę przyszłość przygotowana.
Najlepszy moment na zmiany jest teraz
Zmiana sposobu pracy rzadko staje się prostsza, gdy odkładamy ją na później. Warto, abyś jako partner zarządzający lub właściciel kancelarii już teraz odpowiedział(-a) na kilka pytań:
- Czy wiesz – w trakcie miesiąca – które sprawy są rentowne i gdzie kończy się założony budżet?
- Czy Twój zespół korzysta z AI – i czy robi to bezpiecznie?
- Ile czasu zajmuje w Twojej kancelarii przygotowanie faktur oraz zebranie brakujących informacji od prawników?
- Czy właściwy dokument albo wiadomość ze starszej sprawy można w Twojej kancelarii znaleźć w kilka chwil?
- Ile wykonanej pracy nie trafia do rozliczenia z powodu zbyt późnego zarejestrowania czasu pracy?
Jeżeli odpowiedź na chociaż jedno z tych pytań nie jest oczywista, warto sprawdzić, co można usprawnić już teraz. Platforma Single Case jest już dostępna w Polsce, a jej prezentację można umówić na stronie www.singlecase.pl
UMÓW SIĘ NA ROZMOWĘ
I POZNAJ MOŻLIWOŚCI SINGLECASE
