Już prawie jedna czwarta kancelarii prawnych na świecie korzysta z oprogramowania w chmurze, a 41% planuje przejście na nią, jeśli tylko programy, z których obecnie korzystają, zostaną przystosowane przez ich producenta do działania w ten sposób. Zaledwie 7% kancelarii nie czuje się jeszcze komfortowo korzystając z rozwiązań opartych na chmurze – wynika z niedawnych badań organizacji International Legal Technology Association (ILTA). Popularność rozwiązań chmurowych wynika z szeregu korzyści, które one oferują w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań.
Czym jest chmura?
Chmura to zestaw zdalnie hostowanych i obsługiwanych zasobów – serwerów, urządzeń sieciowych i zabezpieczających, a także różnego rodzaju aplikacji. Ta infrastruktura jest własnością dostawców chmury, takich jak Amazon (chmura tej firmy nosi nazwę AWS), Microsoft (oferujący chmurę Azure), czy Google (Google Cloud), którzy obsługują cały ten sprzęt i zapewniają jego bezpieczeństwo. Udostępniają oni także szereg aplikacji, które ułatwiają różnego rodzaju czynności, a także dają możliwość zewnętrznym producentom oprogramowania, aby tworzyć aplikacje działające na ich infrastrukturze.
Pracując w chmurze, oprogramowanie i pliki są dostępne przez internet. Nie są zainstalowane na komputerze i dostęp do nich mogą mieć wszyscy upoważnieni współpracownicy. Żeby wprowadzić edycję, użytkownicy nie muszą przesyłać pliku mailem i zapisywać jego nową wersję. Wszystko to dzieje się automatycznie w chmurze, a zamiast pięciu wersji pliku po poprawkach jest jedna, z zapisaną historią edycji.
Z kolei pracując poza chmurą, nasze oprogramowania, na przykład edytor tekstu, jest zainstalowany na komputerze. Plik znajduje się na urządzeniu i dostęp do niego ma tylko właściciel. Żeby udostępnić plik współpracownikowi, należy mu go przesłać, na przykład za pośrednictwem maila.
Dlaczego warto przejść do chmury?
Kancelaria prawna oparta na chmurze to taka, która wykorzystuje technologię chmury do prowadzenia kluczowych elementów swojej działalności, takich jak: zarządzanie praktyką, księgowość, biuro i poczta elektroniczna, zarządzanie dokumentami, współpraca wewnątrz kancelarii.
Z przejściem na chmurę wiąże się szereg korzyści, co obejmuje:
- większe bezpieczeństwo – dostawcy chmury inwestują kolosalne pieniądze w zabezpieczenie swojej infrastruktury. Samodzielnie kancelarie nie są w stanie nawet zbliżyć się do podobnego poziomu wydatków i zabezpieczeń;
- lepsza skalowalność – korzystamy z takich zasobów, jakich w danym momencie potrzebujemy i łatwo możemy zmienić nasz plan na większy, jeśli zajdzie taka potrzeba;
- łatwiejsza praca zdalna – chmura jest do tego wprost stworzona, dając dostęp do zasobów z dowolnego miejsca na świecie;
- lepsza współpraca w ramach kancelarii i z klientami – w chmurze do naszej dyspozycji jest szereg narzędzi, które ułatwiają pracę grupową i zarządzanie firmą. Pomaga także fakt, że możemy pracować na tych samych wersjach dokumentów dostępnych w chmurze, bez konieczności przesyłania ich pomiędzy komputerami użytkowników;
- większa wydajność pracowników, co pozwala wygenerować wzrosty w przychodach o 15-30%;
- mniej problemów informatycznych – wszystkim zajmuje się dostawca chmura oraz konkretnej aplikacji, z której korzystamy. Przekłada się to na prostszą infrastrukturę IT i zawsze aktualne oprogramowanie, a także niewielki lub wręcz żaden personel IT.
Najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem aplikacji opartych o chmurę
Transformacja kancelarii do chmury w sposób naturalny wywołuje wiele obaw prawników przed zmianą, którymi można jednak zarządzać podchodząc do wdrożenia w usystematyzowany sposób. Wdrażając oprogramowanie oparte o chmurę można dla przykładu zastosować metodę pięciu kroków omówioną poniżej.
#1 Zrozumienie wartości biznesowej
To faza, w której należy uświadomić wszystkim decydentom w kancelarii korzyści biznesowe z przejścia na chmurę. Dla przykładu – licencje na oprogramowanie w chmurze kosztują 0 zł. Użytkownik płaci jedynie za usługi, które obejmują: obsługę i konserwację serwerów, zapewnienie bezpieczeństwa, opracowywanie i konserwację oprogramowania, wspieranie pracowników w razie pytań lub potrzeby szkolenia.
Warto także w tym pierwszym kroku określić kluczowe problemy i sposoby, w jaki oprogramowanie z chmury będzie je rozwiązywać. Może to dotyczyć np. procesu wystawiania faktur. Policzmy, ile zajmuje rejestrowanie czasu pracy dla klientów kancelarii i fakturowanie, co obejmuje wystawianie i wysyłkę faktur, a także monitorowania statusu płatności. Następnie przyjmijmy precyzyjne KPI, żeby zrozumieć zwrot z inwestycji. Może to obejmować takie pozycje, jak np. zmniejszenie liczby czasu poświęconego na cały proces o 20% czy skrócenie czasu płatności do 10 dni.
#2 – Planowanie
Na tym etapie należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za migrację i proces wdrożenia, a także sporządzić listę oprogramowania używanego w kancelarii i określić priorytety. Należy też ustalić jasne kluczowe wskaźników wydajności (KPI) w oparciu o bieżące problemy i cele biznesowe. Jest to także czas na określenie krótkiej listy dostawców interesującego nas oprogramowania z chmury, co powinno poprzedzić wypróbowanie wszystkich rozwiązań. Należy także oszacować koszty migracji i wartości biznesowej, utworzyć plan migracji danych, wdrożenia systemu oraz szkoleń pracowników.
#3 – Wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania
Każdy sprzedawca i każde rozwiązanie jest inne. Warto wybrać to, co najbardziej odpowiada naszej firmie biorąc przy tym pod uwagę takie kryteria, jak: łatwość korzystania z oprogramowania, zgodność z przepisami (lokalne przepisy, RODO), lokalizację oprogramowania (lokalny język, lokalne zasady rozliczania, lokalne integracje), bezpieczeństwo (certyfikaty, polityki bezpieczeństwa), wiarygodność dostawcy (liczba klientów, wielkość zespołu, lata działalności, przejrzystość, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej), referencje dostawcy, a także wsparcie, jakie zapewnia przy migracji danych i codziennym użytkowaniu.
#4 – Przezwyciężanie oporu przed przyjęciem oprogramowania
Należy upewnić się, że zmiana jest wprowadzana przez osobę, której zespół ufa, a także jasno komunikować, dlaczego zmiana ma znaczenie. Warto także zaangażować zespół już na etapie prób, zadbać o realistyczne ramy czasowe na wdrożenie, zapewnić wystarczającą liczby szkoleń i wsparcia dla nowego oprogramowania oraz upewnić się, że pracownicy nie będą musieli pracować jednocześnie z nowym i starym oprogramowaniem. Dobrze by było, aby zwiększona efektywność dzięki nowemu oprogramowaniu przełożyła się także na osobiste wynagrodzenie każdego z pracowników.
#5 – Rozwiązywanie problemów związanych z ryzykiem
Aby ograniczyć ryzyka związane z wdrożeniem, warto także upewnić się, że nasz dostawca ma certyfikat ISO27001 lub podobny, a także ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu. Warto także dopytać, gdzie przechowywane są dane i kopie zapasowe oraz w jaki sposób dostawca wdraża bezpieczeństwo danych i ochronę prywatności w fazie projektowania.
Niezwykle ważne dla powodzenia całego projektu jest także uzyskanie wsparcia od kluczowych decydentów dla naszego wdrożenia i wybór dobrego dostawcy, który wesprze nas w przypadku ewentualnych problemów. Dzięki dobremu planowaniu wdrożenie oprogramowania z chmury powinno nam zająć od jednego do dwóch tygodni, a potem cieszyć się korzyściami związanymi z chmura przez lata.
Jednym z najpopularniejszych dostawców opartego o chmurę oprogramowania dla kancelarii prawnych jest firma Amberlo. Jej system jest obecnie używany przez kilka tysięcy różnej wielkości kancelarii na całym świecie, ułatwiając im kompleksowe zarządzanie firmą, w tym obsługiwanymi sprawami, kontaktami, dokumentami, pracą grupową, a także rejestrowanie i rozliczanie godzin pracy. W tym artykule dzielimy się naszym doświadczeniem wynikającym ze wspierania kancelarii prawnych w migracji do chmury, prezentując kluczowe korzyści i wyzwania związane z tego typu projektami.
Jeśli Twoja kancelaria planuje migrację do chmury i szuka partnera, który mógłby pomóc w tym procesie oraz zapewnić wsparcie po jego zakończeniu, zachęcamy do kontaktu z nami: pod adresem https://www.amberlo.io/pl/
Z przyjemnością pomożemy!
Autor: Pawel Piotrowski – Country Manager w Amberlo
