Must have każdej nowoczesnej kancelarii: podpis elektroniczny

W erze cyfryzacji każda branża, w tym prawnicza, staje przed wyzwaniami, które zmuszają do rezygnacji z tradycyjnych metod pracy na rzecz nowoczesnych rozwiązań. Papierowe dokumenty i odręczne podpisy ustępują miejsca kwalifikowanym podpisom elektronicznym – narzędziom, które łączą wygodę, bezpieczeństwo i efektywność.

Jeśli chcesz, by Twoja kancelaria działała zgodnie z duchem czasu, czas zaprzyjaźnić się z e-podpisem!

Podpis kwalifikowany i reszta świata

W świecie cyfrowych dokumentów określenie „podpis” może oznaczać wiele rzeczy. Jednak nie każdy rodzaj podpisu oferuje ten sam poziom bezpieczeństwa i akceptacji prawnej.

• Zwykły podpis elektroniczny – to np. zeskanowany odręczny podpis. Jest jedynie graficzną reprezentacją i nie chroni przed fałszerstwem. To po prostu „obrazek”, który można łatwo podrobić.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny – to najwyższy poziom zabezpieczenia. Równoważny odręcznemu podpisowi na papierze, spełnia surowe standardy prawne i zapewnia integralność dokumentu. Dzięki certyfikatowi od zaufanego dostawcy, np. Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), gwarantuje autentyczność dokumentu oraz weryfikację tożsamości podpisującego. 

Podpis kwalifikowany, w przeciwieństwie do podpisu zaufanego w Profilu Zaufanym, działa nie tylko w relacjach z urzędami, ale także przy zawieraniu umów cywilnoprawnych, sprawozdaniach finansowych czy kontaktach z klientami.

Podpisuj dokumenty gdziekolwiek jesteś

Rozwiązania KIR, takie jak mobilny podpis mSzafir, eliminują potrzebę korzystania z fizycznych urządzeń, np. karty kryptograficzne. Wystarczy urządzenie z dostępem do internetu od telefonu po laptop, by podpisać dokument zdalnie i bezpiecznie.

Więcej informacji znajdziesz na stronie KIR >>> elektronicznypodpis.pl 

Po co kwalifikowany podpis elektroniczny w kancelarii?  

Zarządzanie obiegiem dokumentów stanowi fundament sprawnego funkcjonowania każdej kancelarii prawnej. Tradycyjny, papierowy sposób prowadzenia dokumentacji wiąże się z koniecznością poświęcenia znacznej ilości czasu i zasobów na czynności administracyjne.

Drukowanie dokumentów, składanie odręcznych podpisów, wycieczka na pocztę, żeby wysłać dokumenty,  a następnie oczekiwanie na odpowiedź i odesłanie pisma. To nie tylko zajmuje czas, ale także generuje dodatkowe koszty!

A gdyby tak przyspieszyć to wszystko i dla odmiany zaoszczędzić? 

Badania przeprowadzone przez KIR w grudniu 2024 roku wśród 300 prawników pokazały, że 97,7% z nich już korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a 65,7% używa go co najmniej kilka razy w tygodniu. Ponad 87% uważa, że e-podpis znacząco zwiększa bezpieczeństwo cyfrowych dokumentów.

Dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu prawnik może przygotować umowę, podpisać ją elektronicznie i przesłać klientowi do zdalnego podpisania w ciągu kilku minut. Zamiast umawiania wizyt w kancelarii czy przesyłania fizycznych kopii dokumentów, klienci mogą podpisać umowę z dowolnego miejsca na świecie, korzystając jedynie z komputera, tabletu lub smartfona​.

Podpis kwalifikowany a branża prawnicza

Dzięki podpisowi kwalifikowanemu bezpiecznie i prawnie wiążąco zawrzesz umowy cywilnoprawne. Co więcej, taki podpis umożliwi szybką wysyłkę dokumentów do sądów i urzędów, eliminując konieczność ich fizycznego dostarczania. Przejście na elektroniczne formy podpisywania dokumentów to dla kancelarii prawnych nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także krok w stronę ekologii i nowoczesności. 

W porównaniu do tradycyjnej ścieżki, gdzie dokumenty muszą być drukowane, podpisywane odręcznie i przesyłane fizycznie, e-podpis pozwala na eliminację wielu czasochłonnych kroków. Kancelarie prawne, które wdrożyły e-podpis, zyskały nie tylko na czasie, ale także na wiarygodności – aż 87,3% prawników uważa, że kwalifikowany podpis elektroniczny zwiększa bezpieczeństwo cyfrowych dokumentów​.

Poznaj szczegóły rozwiązań KIR >>> elektronicznypodpis.pl 

Ile to kosztuje?

Z pewnością czytając ten artykuł, zastanawiasz się, ile kosztuje takie nowoczesne rozwiązanie? Czy masz jeszcze miejsce w budżecie na taką inwestycję? Już spieszymy z odpowiedzią! 

Koszt rocznego e-podpisu mSzafir to zaledwie 292,74 zł brutto. Porównaj to z wydatkami  kancelarii na druk, znaczki, koperty i czas pracowników. Brzmi jak oszczędność? Zdecydowanie tak!

Co w sytuacji, kiedy  masz już swój kwalifikowany podpis elektroniczny, a Twój klient, który ma podpisać dokumenty, nadal wybiera pióro i kartkę? KIR  w takiej sytuacji też ma  rozwiązanie: jednorazowy podpis kwalifikowany mSzafir. Certyfikat jest ważny przez 15 minut od momentu pobrania, co umożliwia podpisanie jednego pliku PDF o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Koszt takiego podpisu to 18,45 zł brutto!

Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź stronę KIR i posłuchaj rozmowy Jacka Stanisławskiego z Elżbietą Włodarczyk i Robertem Podpłońskim.

Czas na zmiany?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie, które nie tylko przyspiesza pracę, ale także pomoże Twojej kancelarii sprostać wymaganiom cyfrowej rzeczywistości. Oszczędzisz czas, obniżysz koszty, a jednocześnie zyskasz wiarygodność i wygodę.

Nie zwlekaj – zrób krok ku nowoczesności!